Hãy cùng thảo luận về một số thuật ngữ phổ biến mà bạn sẽ sử dụng khi ước tính, theo dõi và duy trì ngân sách.
Dòng tiền
Dòng tiền là dòng tiền vào và dòng tiền ra của dự án của bạn. Là người quản lý dự án, điều quan trọng là phải hiểu vì bạn cần kinh phí (tiền vào dự án của bạn) để duy trì hoạt động của dự án.
Tiền mặt đi vào dự án của bạn cho phép bạn duy trì và bù đắp các nguồn lực cũng như thanh toán hóa đơn cho vật liệu hoặc dịch vụ bên ngoài. Trong một số trường hợp, một dự án có thể bắt đầu với toàn bộ số tiền mà nó sẽ nhận được cho đến khi kết thúc. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải theo dõi dòng tiền ra của bạn để đảm bảo rằng bạn có đủ kinh phí để hoàn thành dự án.
Việc theo dõi dòng tiền cho phép bạn có điểm tham chiếu về tình trạng dự án của mình. Ví dụ: nếu dòng tiền vào dự án của bạn thấp hơn dòng tiền ra, bạn sẽ cần điều chỉnh ngân sách của mình. Lập kế hoạch và theo dõi dòng tiền cho dự án của bạn là một phần quan trọng trong quản lý ngân sách.
CAPEX và OPEX
Các tổ chức có một số loại chi phí khác nhau, từ tiền lương trả cho nhân viên đến chi phí nguyên vật liệu cho sản phẩm của họ. Những chi phí này có thể được tổ chức thành các loại khác nhau. Hai trong số phổ biến nhất là CAPEX (Capital Expense – chi phí vốn) Và OPEX (Operating Expense – chi phí hoạt động).
- CAPEX (chi phí vốn) là các chi phí trả trước, dài hạn, lớn của một tổ chức, chẳng hạn như tòa nhà, thiết bị và phương tiện. Chúng thường dành cho những tài sản mà công ty sẽ sở hữu và lưu giữ. Công ty phải gánh chịu những chi phí này vì họ tin rằng chúng sẽ mang lại lợi ích cho công ty trong tương lai.
- OPEX (chi phí hoạt động) là các chi phí ngắn hạn cần thiết cho các công việc hàng ngày liên quan đến việc điều hành công ty, chẳng hạn như tiền lương, tiền thuê nhà và các tiện ích. Chúng thường tái phát.
Bạn có thể cần tính cả OPEX và CAPEX cho các dự án của mình. Ví dụ: việc mua lại phần mềm lớn như một phần của dự án CNTT có thể được tổ chức của bạn coi là chi phí vốn. Tiền lương hàng tháng trả cho nhà thầu để giúp triển khai phần mềm sẽ là chi phí hoạt động. Bạn nên nói chuyện với bộ phận tài chính hoặc kế toán khi bắt đầu lập ngân sách dự án để xem cách họ xác định sự khác biệt giữa OPEX và CAPEX. Điều này sẽ hướng dẫn bạn phân bổ vốn và chi phí hoạt động hợp lý cho các dự án của bạn.
Contingency reserves – Quỹ dự phòng
Đôi khi, dự án gặp khó khăn và phát sinh thêm chi phí. Một cách để chuẩn bị cho những chi phí ngoài kế hoạch là sử dụng quỹ dự phòng. Quỹ dự phòng là nguồn vốn được bổ sung vào chi phí dự án ước tính để trang trải những rủi ro đã được xác định. Đây cũng được gọi là Buffer.
Để xác định số tiền dự phòng, bạn sẽ cần phải thực hiện quy trình quản lý rủi ro và xác định những rủi ro có nhiều khả năng xảy ra nhất. Chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết hơn về quản lý rủi ro ở phần sau của khóa học, nhưng điều quan trọng là bạn phải hiểu rằng rủi ro đối với dự án có thể ảnh hưởng đến ngân sách của bạn.
Quỹ dự phòng cũng có thể được sử dụng để trang trải cho những lĩnh vực mà chi phí thực tế cao hơn chi phí ước tính. Ví dụ: bạn có thể ước tính một số tiền nhất định cho chi phí lao động, nhưng nếu một nhân viên hợp đồng trong nhóm của bạn được tăng lương thì chi phí thực tế sẽ cao hơn mức bạn ước tính.
Management reserves – Dự trữ quản lý
Trong khi các khoản dự phòng dự phòng được sử dụng để trang trải các chi phí xác định rủi ro, dự trữ quản lý được sử dụng để trang trải các chi phí không xác định rủi ro. Ví dụ: nếu bạn đang quản lý một dự án xây dựng và một thiên thạch rơi trúng máy móc của bạn, bạn có thể sử dụng khoản dự phòng quản lý để trang trải chi phí thiệt hại.
Dự phòng dự phòng là một khoản ước tính, trong khi dự phòng quản lý thường là một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí của dự án. Để xác định khoản dự trữ quản lý của dự án, bạn có thể ước tính phần trăm ngân sách cần dành. Ước tính này thường nằm trong khoảng 5–10%, nhưng số tiền này dựa trên mức độ phức tạp của dự án. Một dự án có phạm vi phức tạp hơn có thể yêu cầu dự trữ quản lý cao hơn. Lưu ý rằng người quản lý dự án thường cần có sự chấp thuận của nhà tài trợ dự án để sử dụng khoản dự trữ quản lý.
Để lại một bình luận