MỘT ngân sách dự án là nguồn lực tiền tệ ước tính cần thiết để đạt được mục tiêu và mục tiêu của dự án. Trong các bài học trước, chúng ta đã đề cập đến nhiều thông tin liên quan đến ngân sách dự án. Hãy tóm tắt lại để đảm bảo bạn có thông tin và công cụ cần thiết để tạo và quản lý ngân sách dự án của mình.
Ngân sách thường được tạo ra trong bắt đầu Và giai đoạn lập kế hoạch dự án của bạn. Giống như bất kỳ tài liệu quản lý dự án nào khác, bạn cần tiếp tục xem xét và kiểm soát ngân sách trong suốt vòng đời dự án của mình. Ngân sách của bạn không chỉ là chi phí để hoàn thành dự án—nó còn là một công cụ hữu ích để tham khảo khi giao tiếp với các bên liên quan và có thể đóng vai trò như một công cụ theo dõi tiến độ dự án của bạn. Ngân sách cũng giúp kiểm soát chi phí của bạn và đóng vai trò là cơ sở cho phần tài chính của dự án.
Thực tiễn tốt nhất về lập ngân sách dự án
Dưới đây là một số mẹo cần cân nhắc khi tạo ngân sách dự án của bạn:
- Dữ liệu lịch sử tham khảo: Dự án của bạn có thể giống với dự án trước đây mà tổ chức của bạn đã thực hiện. Điều quan trọng là phải xem lại cách xử lý ngân sách của dự án đó, tìm hiểu xem điều gì đã diễn ra tốt đẹp và rút kinh nghiệm từ bất kỳ sai lầm nào trước đó.
- Sử dụng nhóm, người cố vấn hoặc người quản lý của bạn: Hãy tập thói quen yêu cầu nhóm của bạn kiểm tra lại công việc của bạn để giúp bạn có thêm sự giám sát về tài liệu của mình.
- Pha thời gian ngân sách của bạn: Lập ngân sách theo từng giai đoạn cho phép bạn phân bổ chi phí cho các nhiệm vụ dự án theo dòng thời gian dự kiến mà các chi phí đó được lên kế hoạch thực hiện. Bằng cách xem xét các nhiệm vụ của mình theo dòng thời gian, bạn có thể theo dõi và so sánh chi phí dự kiến với chi phí thực tế theo thời gian và quản lý các thay đổi đối với ngân sách của mình nếu cần.
- Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra lại: Đảm bảo ngân sách của bạn chính xác và không có lỗi. Ngân sách của bạn có thể sẽ cần sự phê duyệt từ bộ phận khác, chẳng hạn như bộ phận tài chính hoặc quản lý cấp cao, vì vậy hãy cố gắng hết sức để đảm bảo rằng nó dễ hiểu nhất có thể và tất cả các tính toán của bạn đều chính xác.
Phân loại các loại chi phí
Có nhiều loại chi phí khác nhau mà dự án của bạn sẽ phải chịu. Ví dụ: bạn có thể cần phải tính đến cả hai chi phí trực tiếp Và những chi phí gián tiếp trong ngân sách dự án của bạn. Phân loại các loại chi phí khác nhau này trong ngân sách của bạn để bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang đáp ứng các yêu cầu của tổ chức và khách hàng của mình.
Chi phí trực tiếp
Đây là những chi phí cho những hạng mục cần thiết để hoàn thành dự án của bạn. Những chi phí này có thể bao gồm:
- Tiền lương, tiền công của nhân viên và nhà thầu
- Chi phí vật liệu
- Chi phí thuê thiết bị
- Giấy phép phần mềm
- Chi phí đi lại và vận chuyển liên quan đến dự án
- Huấn luyện nhân viên
Những chi phí gián tiếp
Đây là những chi phí cho những hạng mục không trực tiếp dẫn đến việc hoàn thành dự án của bạn nhưng vẫn cần thiết để nhóm dự án thực hiện công việc của họ. Họ cũng được gọi là chi phí chung. Những chi phí này có thể bao gồm:
- Chi phí quản lý
- Tiện ích
- Bảo hiểm
- Thiết bị văn phòng tổng hợp
- Bảo vệ
Xây dựng ngân sách cơ sở
MỘT ngân sách cơ sở là ước tính chi phí dự án mà bạn bắt đầu khi bắt đầu dự án. Khi bạn đã tạo ngân sách cho dự án của mình và được phê duyệt, bạn nên công bố ngân sách cơ sở này và sử dụng nó để so sánh với tiến độ thực hiện thực tế. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về ngân sách dự án của bạn đang hoạt động như thế nào và cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh sáng suốt.
Điều quan trọng là phải liên tục theo dõi ngân sách dự án của bạn và thực hiện các thay đổi nếu cần thiết. Xin lưu ý rằng việc cập nhật ngân sách có thể yêu cầu phê duyệt giống như ngân sách ban đầu của bạn. Ngoài ra, bạn nên “điều chỉnh lại cơ sở” ngân sách của mình nếu bạn thực hiện những thay đổi đáng kể. Việc lập lại đường cơ sở đề cập đến khi bạn cập nhật hoặc sửa đổi đường cơ sở của dự án do bất kỳ thay đổi nào được phê duyệt đối với lịch trình, chi phí hoặc nội dung có thể phân phối. Ví dụ: nếu bạn có thay đổi đáng kể trong phạm vi dự án, ngân sách của bạn có thể sẽ bị ảnh hưởng. Trong trường hợp này, bạn cần phải điều chỉnh lại đường cơ sở để tuân thủ ngân sách thực tế.
Thực hiện phân tích dự trữ
Phân tích dự trữ sẽ giúp bạn tính đến bất kỳ khoản tiền đệm nào bạn có thể cần. Trước tiên, hãy xem xét tất cả các rủi ro tiềm ẩn đối với dự án của bạn và xác định xem bạn có cần thêm quỹ đệm hay không, còn được gọi là ngân sách dự phòng. Những khoản tiền này là cần thiết vì những chi phí mới mà bạn không mong đợi có thể xảy ra trong suốt dự án.
Bạn cũng có thể muốn tính đến chi phí chất lượng trong tổng ngân sách dự án của mình. Chi phí chất lượng đề cập đến tất cả các chi phí phát sinh để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng, có thể vượt ra ngoài nguồn lực vật chất. Điều này bao gồm việc giải quyết các vấn đề về sản phẩm, quy trình hoặc nhiệm vụ, cùng với chi phí sai sót bên trong và bên ngoài. Một ví dụ là phải thiết kế lại sản phẩm hoặc dịch vụ do bị lỗi. Một khiếm khuyết có thể đồng nghĩa với việc hoàn lại tiền cho khách hàng, thời gian và tiền bạc cần thiết để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới và nhiều chi phí tiềm ẩn khác ảnh hưởng đến khách hàng.
Bài học chính
Lập ngân sách trong thế giới quản lý dự án là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều bên và tài liệu khác nhau, nhưng việc tuân theo các phương pháp hay nhất được mô tả trong bài đọc này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn. Hãy nhớ sử dụng dữ liệu lịch sử và phân kỳ thời gian, đồng thời liên hệ với nhóm của bạn để được hỗ trợ. Đảm bảo bạn đang nắm bắt tất cả các thành phần trong ngân sách của mình, bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp. Cuối cùng, hãy đảm bảo lập cơ sở ngân sách của bạn để bạn biết tiền của mình đang được sử dụng ở đâu và khi nào. Những lời khuyên này có thể giúp bạn chuẩn bị thành công trong quản lý ngân sách.
Để lại một bình luận