Ưu tiên các Stakeholder và dẫn dắt sự tham gia của họ vào dự án

Bài viết lấy từ module 3 lớp Google Project Initiation.

Tiến hành phân tích các bên liên quan 

Các bên liên quan (Stakeholders) là một phần thiết yếu của bất kỳ dự án nào. Khả năng của người quản lý dự án trong việc cân bằng các yêu cầu của các bên liên quan, thu hút sự tham gia của họ cũng như hiểu thời điểm và cách thức thu hút họ là chìa khóa để hoàn thành thành công một dự án.  

Điều quan trọng là phải sắp xếp các bên liên quan để hiểu thời điểm và cách thức thu hút họ vào đúng thời điểm.

Hãy xem lại các bước chính trong phân tích các bên liên quan (Stakeholders):

1. Lập danh sách tất cả các bên liên quan mà dự án tác động. Khi tạo danh sách này, hãy tự hỏi: Ai được đầu tư vào dự án? Ai bị ảnh hưởng bởi dự án này? Ai đóng góp cho dự án này? 
2. Xác định mức độ quan tâm và ảnh hưởng đối với từng bên liên quan (Stakeholders) —bước này giúp bạn xác định các bên liên quan chính của mình là ai. Mức độ quan tâm và ảnh hưởng càng cao thì việc ưu tiên các nhu cầu của họ trong suốt dự án càng quan trọng. 
3. Đánh giá khả năng tham gia của các bên liên quan (Stakeholders) và sau đó tìm cách thu hút họ. Các loại dự án khác nhau sẽ mang lại nhiều loại bên liên quan khác nhau – một số sẽ các bên liên quan tích cực với nhiều ý kiến ​​và điểm tiếp xúc hơn và những người khác sẽ các bên liên quan thụ động, chỉ thích cập nhật cấp cao và không tham gia vào công việc hàng ngày. Điều đó nói lên rằng, chỉ vì một bên liên quan không tham gia thường xuyên như những người khác không có nghĩa là họ không quan trọng. Có rất nhiều yếu tố sẽ đóng vai trò quyết định khả năng tham gia vào dự án của các bên liên quan, như khoảng cách vật lý với dự án và khối lượng công việc hiện tại của họ.

Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể muốn hình thành một ban chỉ đạo trong một số dự án. Ban chỉ đạo là tập hợp các bên liên quan chủ chốt có quyền lực và sự quan tâm cao đến dự án. Ban chỉ đạo có thể tác động đến nhiều phòng ban trong tổ chức, điều đó có nghĩa là họ có khả năng phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho người quản lý dự án.  

Trực quan hóa phân tích của bạn

MỘT Ma trận thể hiện sự quan tâm của các bên liên quan TRONG dự án so với ảnh hưởng của họ qua dự án. Công cụ bốn góc phần tư này giúp các nhà quản lý dự án đánh giá cách quản lý các bên liên quan của họ. Nó được sử dụng để xác định mức độ tham gia phù hợp mà nhóm dự án cần có để đạt được sự tin tưởng và đồng tình của các bên liên quan.

Nửa trên của lưới thể hiện mức độ ảnh hưởng cao hơn và nửa dưới của lưới thể hiện mức độ ảnh hưởng thấp hơn. Trong khi đó, nửa bên trái của lưới biểu thị mức quan tâm thấp hơn và nửa bên phải của lưới biểu thị mức quan tâm cao hơn. Với ý nghĩ đó, bạn sẽ thấy góc phần tư phía trên bên trái được gắn nhãn “đáp ứng nhu cầu của họ – Meet their needs”, góc phần tư phía trên bên phải “quản lý chặt chẽ – Manage closely”, góc phần tư phía dưới bên trái được gắn nhãn “quan sát – Momitor” và góc phần tư phía dưới bên phải được gắn nhãn “hiển thị Sự xem xét – Show consideration” 

Dành thời gian khi bắt đầu dự án để thiết lập cách tiếp cận các bên liên quan của bạn. Liệt kê các bên liên quan và sau đó đặt họ vào những vị trí thích hợp trên lưới. Có thể hình dung vị trí của họ sẽ giúp bạn quản lý thông tin liên lạc và kỳ vọng. Việc có một công cụ tham khảo nhanh để thúc đẩy các hành động giao tiếp của bạn cũng sẽ cho phép bạn có khả năng dành nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ khác trong dự án của mình.

Để chia nhỏ hơn nữa, đây là ý nghĩa của từng góc phần tư:

Góc phần tư 1: Ảnh hưởng cao, Sự quan tâm cao (Phía trên bên phải)

Các bên liên quan trong góc phần tư này có ảnh hưởng đáng kể đến dự án và rất quan tâm đến kết quả của nó. Chúng có thể tác động lớn đến các quyết định và sự thành công của dự án. Ví dụ có thể bao gồm các nhà tài trợ dự án, giám đốc điều hành chủ chốt hoặc cơ quan quản lý. Các câu trả lời cho góc phần tư này bao gồm:

1. Sự tham gia và sự tham gia:
   • Cung cấp đầy đủ thông tin và sự tham gia của các bên liên quan này trong suốt vòng đời dự án.
   • Cho họ tham gia vào quá trình ra quyết định, tìm kiếm ý kiến ​​đóng góp và phản hồi của họ.
   • Giải quyết mối quan tâm của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2. Giao tiếp thường xuyên:
   • Lên lịch các cuộc họp hoặc cập nhật thường xuyên để thông báo cho họ về tiến độ dự án và mọi vấn đề.
   • Điều chỉnh giao tiếp theo sở thích và nhu cầu của họ để đảm bảo họ vẫn hỗ trợ và tham gia.

Góc phần tư 2: Ảnh hưởng cao, quan tâm thấp (Phía trên bên trái)

Các bên liên quan trong góc phần tư này có ảnh hưởng lớn nhưng có thể không quan tâm sâu sắc đến chi tiết dự án hàng ngày. Họ có thể bao gồm các nhà quản lý cấp cao, những người cần được thông tin nhưng có thể không tham gia tích cực. Các câu trả lời cho góc phần tư này bao gồm:

1. Tóm tắt điều hành:
   • Cung cấp bản tóm tắt cấp cao về tiến độ dự án và các quyết định quan trọng để họ xem xét.
   • Tập trung vào tác động của dự án đến các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.
2. Cập nhật định kỳ:
   • Cung cấp các cuộc họp hoặc cập nhật định kỳ để đảm bảo họ được thông báo về các cột mốc quan trọng và những thay đổi quan trọng của dự án.

Góc phần tư 3: Ảnh hưởng thấp, Mối quan tâm cao (Dưới cùng bên phải)

Các bên liên quan trong góc phần tư này có sự quan tâm cao đến dự án nhưng ảnh hưởng tương đối thấp đến kết quả của nó. Họ thường tìm kiếm thông tin cập nhật và thông tin về dự án. Các câu trả lời cho góc phần tư này bao gồm:

1. Cập nhật thường xuyên:
   • Truyền đạt tiến độ, rủi ro và cập nhật của dự án để thu hút họ tham gia và cập nhật thông tin.
   • Giải quyết kịp thời các thắc mắc và mối quan tâm của họ để duy trì sự quan tâm của họ.
2. Phản hồi của các bên liên quan:
   • Tìm kiếm phản hồi của họ về kế hoạch, tiến độ và kết quả dự án để đảm bảo quan điểm của họ được xem xét.

Góc phần tư 4: Ảnh hưởng thấp, quan tâm thấp (Dưới cùng bên trái)

Các bên liên quan trong góc phần tư này có ít ảnh hưởng đến dự án và ít quan tâm đến các chi tiết của nó. Họ có thể bao gồm các nhân viên hoặc bộ phận cấp thấp hơn không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi dự án. Các câu trả lời cho góc phần tư này bao gồm:

1. Truyền thông chung:
   • Chia sẻ thông tin cập nhật chung về tiến độ chung của dự án mà không làm họ choáng ngợp với các chi tiết.
   • Giải quyết bất kỳ câu hỏi cụ thể nào mà họ có thể có, nhưng tránh tràn ngập thông tin liên quan đến dự án một cách không cần thiết.
2. Tương tác tối thiểu:
   • Duy trì mức độ giao tiếp và tương tác cơ bản để giúp họ biết về dự án mà không làm họ sao nhãng khỏi trách nhiệm thường xuyên của mình.

Bằng cách hiểu được ảnh hưởng và sự quan tâm của các bên liên quan khi sử dụng lưới điện bốn góc phần tư, các nhà quản lý dự án có thể điều chỉnh chiến lược giao tiếp và tham gia của họ để quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các bên liên quan trong suốt vòng đời dự án.

Mẹo chuyên nghiệp: Mặc dù những công cụ này giúp tổ chức thông tin nhưng chúng không nhất thiết tạo ra sự khác biệt giữa sự tham gia của các bên liên quan thành công và không thành công. Điều sẽ tạo nên sự tham gia thành công của các bên liên quan là khả năng của người quản lý dự án trong việc biết được động cơ và cảm hứng của các bên liên quan của họ. Điều này cần có thời gian, kỹ năng giao tiếp và hiểu biết sâu sắc về hoạt động chính trị nội bộ của tổ chức. Hãy nhớ rằng, mỗi dự án đều khác nhau và dự án của bạn có thể cần điều chỉnh trong quá trình phát triển với tư cách là người quản lý dự án. Thực hiện những thay đổi cần thiết có nghĩa là bạn đang làm điều gì đó đúng đắn. Chỉ cần đảm bảo kiểm tra và đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng, thu hút thành công các bên liên quan và thực hiện dự án của bạn!

Tạo ra sự mua vào của các bên liên quan 

Sau khi bạn tổ chức và đánh giá các bên liên quan của mình, đã đến lúc bắt đầu đưa ra một số quyết định về việc ai là người thực sự cần thiết để tham gia để thành công, yêu cầu của ai đáng được quan tâm nhất và mức độ giao tiếp mà mỗi bên liên quan sẽ yêu cầu.

Đạt được sự ủng hộ của các bên liên quan chính là điều cần thiết để đảm bảo rằng dự án của bạn không bị thiếu ưu tiên hoặc thiếu nguồn lực. 

Các mẹo để đạt được sự tham gia của các bên liên quan chính bao gồm: 

• Lập bản đồ rõ ràng công việc của dự án theo mục tiêu của các bên liên quan.
• Mô tả cách dự án phù hợp với mục tiêu của bộ phận hoặc nhóm của các bên liên quan.
• Lắng nghe phản hồi từ các bên liên quan và tìm cách kết hợp phản hồi của họ vào điều lệ dự án khi thích hợp.

Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan bằng cách trình bày cái nhìn thực tế về khả năng của nhóm bạn. Đừng hứa quá nhiều và thực hiện dưới mức!