Biểu đồ RACI có thể là một cách cực kỳ hiệu quả để xác định vai trò của dự án, đưa ra định hướng cho từng thành viên trong nhóm và các stakeholder, đồng thời đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả. Việc có sẵn biểu đồ RACI trong suốt thời gian thực hiện dự án của bạn dưới dạng hình ảnh nhanh có thể là vô giá.

Trong bài đọc này, chúng ta sẽ đề cập đến chức năng của biểu đồ RACI và các thành phần của nó, đồng thời khám phá cách người quản lý dự án sử dụng biểu đồ RACI để xác định và ghi lại vai trò và trách nhiệm của dự án. 

Các thành phần của biểu đồ RACI

Biểu đồ RACI tạo ra các vai trò rõ ràng và đưa ra định hướng cho từng thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Trong sự nghiệp của mình, bạn có thể nghe thấy biểu đồ RACI được gọi là Ma trận phân công trách nhiệm (RAM), sơ đồ RACI, hoặc Ma trận RACI. Mục tiêu cuối cùng của biểu đồ này là làm rõ vai trò của mỗi người trong dự án của bạn. 

Trước tiên, hãy chia nhỏ từng vai trò mà mọi người có thể được giao:

R: Responsible: ai hoàn thành công việc

A: Accountable: người đảm bảo công việc được thực hiện

C: Consulted: người đưa ra ý kiến ​​hoặc phản hồi về công việc

I: Informed: ai cần biết kết quả

Lưu ý rằng biểu đồ RACI có thể được sắp xếp theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào sở thích cá nhân, số lượng nhiệm vụ được giao và số lượng người tham gia. Mẫu bên dưới cho thấy một cách khác để sắp xếp biểu đồ RACI điển hình.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn từng vai trò và cách xác định thành viên nào trong nhóm sẽ được giao cho vai trò nào.

Chịu trách nhiệm – Responsible

Những cá nhân được giao vai trò “chịu trách nhiệm” cho một nhiệm vụ là những người thực sự đang thực hiện công việc để hoàn thành nhiệm vụ đó. Mỗi nhiệm vụ cần ít nhất một bên chịu trách nhiệm. Cách tốt nhất là cố gắng giới hạn số lượng thành viên trong nhóm được giao đảm nhận vai trò chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể có nhiều hơn một người. 

Một số câu hỏi bạn nên tự hỏi mình khi xác định xem ai hoặc những người nào nên được giao vai trò chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ nhất định là:

• Công việc đó thuộc bộ phận nào?
• Ai sẽ thực hiện công việc?

Sẽ rất hữu ích khi đánh giá những người trong nhóm của bạn để xác định vai trò phù hợp với họ. Hãy nhớ rằng bạn có thể cần liệt kê các vai trò (Roles) thay vì tên, nếu một số người đảm nhận nhiều hơn một vai trò. 

Hãy tìm hiểu sâu hơn về ví dụ của chúng tôi với Office Green. Nhiệm vụ của chúng tôi là phát triển các mức giá cho dự án và Nhà phân tích tài chính sẽ hoàn thành công việc cho nhiệm vụ này. Do đó, chúng tôi sẽ liệt kê “Nhà phân tích tài chính” chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này trong biểu đồ RACI.

Trách nhiệm giải trình – Accountable

Người “Accountable” người là chịu trách nhiệm đảm bảo công việc được thực hiện. Điều quan trọng là chỉ có một cá nhân chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp làm rõ quyền sở hữu của nhiệm vụ. Người chịu trách nhiệm cuối cùng có quyền phê duyệt sản phẩm của bên chịu trách nhiệm. 

Để xác định ai sẽ được gắn thẻ là thành viên nhóm chịu accountable, hãy xem xét:

• Ai sẽ ủy quyền hoàn thành nhiệm vụ?
• Ai sẽ xem xét công việc để xác định xem nhiệm vụ đã hoàn thành chưa?

Bạn có thể gặp phải tình huống mà bên chịu trách nhiệm cũng phải chịu cả accountable, nhưng nếu có thể, việc tách biệt các vai trò này sẽ rất hữu ích. Đảm bảo rằng trách nhiệm không được chia sẻ đảm bảo không có sự nhầm lẫn về quyền sở hữu thuộc về ai.

Tiếp tục với ví dụ Office Green của chúng tôi, bạn đã giao vai trò “accountable” cho Giám đốc Tài chính. Trưởng bộ phận Tài chính phải đảm bảo dự án phù hợp với ngân sách và tạo ra lợi nhuận, để họ có quyền quyết định cuối cùng về mức giá cho sản phẩm. Do đó, họ sẽ cần phải phê duyệt công việc của Nhà phân tích tài chính trong nhiệm vụ này. 

Được tư vấn – Consulted

Các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan được giao vai trò “được tư vấn” có những thông tin hữu ích để giúp hoàn thành nhiệm vụ. Không có số lượng người tối đa hoặc tối thiểu có thể được giao vai trò “được tư vấn”, nhưng điều quan trọng là mỗi người đều có lý do để ở đó.

Dưới đây là một số cách bạn có thể giúp xác định ai phù hợp với vai trò này:

• Nhiệm vụ sẽ tác động đến ai?
• Ai sẽ là người có ý kiến ​​đóng góp hoặc phản hồi cho người chịu trách nhiệm để giúp công việc được hoàn thành?
• Các chuyên gia về chủ đề (SME) thực hiện nhiệm vụ này là ai?

Những người được tư vấn sẽ thường xuyên liên lạc hai chiều với bên chịu trách nhiệm, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng đúng người đảm nhận vai trò này để giúp hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và chính xác.

Trở lại dự án tại Office Green, chúng ta có một Chuyên viên phân tích tài chính “có trách nhiệm” và một Giám đốc tài chính “có accountable”. Ai khác sẽ cần cung cấp thông tin đầu vào về mức giá của sản phẩm? Những quyết định và phản hồi của ai sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhiệm vụ? Giám đốc Sản phẩm sẽ cần được tư vấn về vấn đề này vì họ giám sát tất cả các sản phẩm được cung cấp. Người này sẽ có thông tin về những thay đổi tiềm ẩn đối với sản phẩm và những thay đổi này có thể ảnh hưởng như thế nào đến mức giá.

Được thông báo – Informed

Những cá nhân được xác định là cần được “nhận thông tin” cần biết những quyết định cuối cùng được đưa ra và khi một nhiệm vụ được hoàn thành. Thông thường có nhiều người được giao cho hạng mục này và một số thành viên trong nhóm sẽ được thông báo về hầu hết các nhiệm vụ. Các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan ở đây sẽ không được yêu cầu phản hồi, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo những người trong nhóm này chỉ yêu cầu cập nhật trạng thái và không cần cung cấp bất kỳ phản hồi trực tiếp nào để hoàn thành nỗ lực. 

Những câu hỏi chính bạn nên tự hỏi mình nhằm đảm bảo rằng bạn đã thu hút được những cá nhân có vai trò “có hiểu biết” một cách thích hợp là:

• Ai quan tâm đến việc hoàn thành nhiệm vụ này?
• Ai sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả?

Bây giờ bạn đã xác định được ai là người chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm và được tư vấn về nhiệm vụ của dự án Office Green, đã đến lúc xác định ai cần được thông báo về nhiệm vụ này. Nhà phân tích tài chính của bạn đã đặt ra các mức giá dựa trên ý kiến ​​đóng góp của Giám đốc Sản phẩm và Giám đốc Tài chính đã phê duyệt. Bây giờ bạn sẽ cần thông báo cho Nhóm bán hàng về mức giá cuối cùng vì họ sẽ cần thông tin này để bán sản phẩm. 

Mẹo chuyên: Bạn có thể có một lượng lớn thành viên trong nhóm và các bên liên quan được giao vai trò “có hiểu biết”. Nếu vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có kế hoạch cung cấp thông tin cho họ mà không tốn nhiều công sức. Một điều gì đó dễ dàng như quyền truy cập chỉ xem vào kế hoạch dự án hoặc ghi chú cuộc họp của bạn có thể giúp bạn không phải tạo các thông tin liên lạc riêng biệt trong quá trình thực hiện.  

Bài học chính

Biểu đồ RACI là một công cụ có giá trị. Nó có thể giúp bạn xác định và ghi lại vai trò và trách nhiệm của dự án, đưa ra định hướng cho từng thành viên trong nhóm và các bên liên quan, đồng thời đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả. Biểu đồ RACI cũng có thể giúp bạn phân tích và cân bằng khối lượng công việc của nhóm. Mặc dù có thể phải sửa đổi nhiều lần để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm và các bên liên quan của bạn được sắp xếp vào đúng vai trò trong biểu đồ RACI của bạn, nhưng việc thực hiện công việc này ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và ngăn ngừa những hiểu lầm về sau. 

Tận dụng tối đa biểu đồ RACI

Bây giờ, bạn đã biết tầm quan trọng của một Điều lệ RACI là để tạo ra các vai trò rõ ràng và đưa ra định hướng cho từng thành viên trong nhóm trong một dự án. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá thêm chức năng và các thành phần của biểu đồ RACI cũng như cách sử dụng chúng để truyền đạt trách nhiệm cho các nhóm dự án. 

Định nghĩa và cấu trúc

Xác đinh ai thược R, A, C, I trong dự án của bạn cho phép bạn giữ quyền kiểm soát vai trò của các bên liên quan trong dự án của mình. 

Cân bằng khối lượng công việc 

Có quá nhiều nhiệm vụ được giao cho một bên liên quan không? Khi bạn hoàn thành biểu đồ của mình, bạn nên xem lại và kiểm đếm số R được chỉ định cho mỗi bên liên quan. Điều này có thể giúp bạn xác định khả năng khiến một thành viên trong nhóm bị quá tải trong công việc. Sử dụng biểu đồ RACI để xác định trách nhiệm đối với các nhiệm vụ có thể giúp giảm thiểu các điểm lỗi đơn lẻ (được gọi là tạo hầm chứa, trong đó kiến ​​thức và trách nhiệm đối với một nhiệm vụ thuộc về một người) và cho phép bạn, với tư cách là người quản lý dự án, giao nhiệm vụ và tránh tình trạng kiệt sức. Duy trì cân bằng khối lượng công việc là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Bạn rất dễ rơi vào tình trạng dựa dẫm vào những người thực hiện tốt nhất để giữ cho dự án tiếp tục phát triển. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng có lợi cho dự án hoặc nhóm của bạn. Nếu bạn nhận thấy mình không có đúng người để giao trách nhiệm, hãy lùi lại một bước và đánh giá nhóm của bạn. 

Đưa RACI của bạn vào thực tế

Khi bạn đã tạo biểu đồ RACI của mình, đã đến lúc áp dụng nó vào thực tế. Trước tiên, bạn cần chia sẻ biểu đồ RACI của mình với các nhà tài trợ và các bên liên quan để được đồng ý và đăng xuất. Khi nhận được sự đồng tình của các bên liên quan, bạn sẽ có thể đặt kỳ vọng rõ ràng cho nhóm của mình và đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ trách nhiệm của mình. 

Bạn có thể ghi lại sự thừa nhận của nhóm và các bên liên quan về những kỳ vọng này thông qua điều lệ dự án, ghi chú cuộc họp và trong chính biểu đồ RACI. Hãy nghĩ lại thời điểm mà bạn được yêu cầu phải làm điều gì đó mà bạn không đồng ý hoặc không rõ ràng. Sự bất đồng hoặc thiếu rõ ràng đó đã khiến bạn khó có thể làm tốt nhất công việc của mình, phải không? Tham gia và liên tục kiểm tra với các bên liên quan và nhóm của bạn là cách để tránh cạm bẫy tiềm ẩn này! 

Khi bạn dành thời gian để đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều có chủ sở hữu được xác định với mức độ tham gia phù hợp, bạn đang hợp lý hóa quá trình giao tiếp và ra quyết định trong suốt vòng đời của dự án. 

Khi nào bạn nên sử dụng biểu đồ RACI?

Nếu bạn đang tự hỏi liệu có nên sử dụng biểu đồ RACI cho dự án của mình hay không, bạn nên đánh giá mức độ phức tạp của nỗ lực đó. Ví dụ: nếu bạn có một nhóm dự án rất nhỏ với số lượng bên liên quan ít, vai trò được xác định rõ ràng và thời gian ngắn, việc giới thiệu biểu đồ RACI có thể làm chậm dự án. Tuy nhiên, các dự án lớn hơn hoặc thậm chí các dự án có sự tham gia của nhiều bên liên quan có thể được hưởng lợi rất nhiều từ biểu đồ RACI. Luôn luôn là một ý tưởng hay khi thực hiện việc tạo biểu đồ RACI và đánh giá kết quả. Ngay cả khi bạn không sử dụng biểu đồ RACI, bạn sẽ hiểu rõ hơn về dự án và nỗ lực của bạn sẽ đóng góp vào trải nghiệm quản lý dự án nói chung của bạn.