Bản chất của con người là đánh giá thấp lượng thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ – từ việc đơn giản như dắt chó đi dạo đến việc phức tạp như hoàn thành một dự án. Mọi người thường muốn duy trì hy vọng về một kết quả tích cực và đây là một phẩm chất tuyệt vời cần có với tư cách một con người. Nhưng với tư cách là người quản lý dự án, kiểu lạc quan này cũng có thể bị thiếu sót, đặc biệt là trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Chúng ta hãy xem xét một lý thuyết được gọi là sai lầm khi lập kế hoạch để hiểu rõ hơn cách chuẩn bị cho sự thành công trong giai đoạn lập kế hoạch.
Sai lầm lập kế hoạch và khuynh hướng lạc quan
Ý tưởng về sai lầm lập kế hoạch lần đầu tiên được giới thiệu trong một bài báo năm 1977 của Daniel Kahneman và Amos Tversky, hai nhân vật có nền tảng trong lĩnh vực kinh tế học hành vi. Ngụy biện lập kế hoạch mô tả xu hướng đánh giá thấp lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cũng như chi phí và rủi ro liên quan đến nhiệm vụ đó, do sự lạc quan thiên vị. Thành kiến lạc quan là khi một người tin rằng họ ít có khả năng gặp phải một sự kiện tiêu cực. Ví dụ: khi định dắt chó đi dạo giữa các cuộc họp, bạn có thể nghĩ rằng mình có thể làm việc đó nhanh hơn thực tế. Thành kiến lạc quan là điều cho bạn biết rằng bạn sẽ có thể dắt chó đi dạo mà không bị trễ cuộc họp tiếp theo. Nếu bạn không xem xét những yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian bạn dắt chó đi dạo—thời tiết, khả năng chúng đụng phải một con chó khác và muốn chơi đùa, hoặc việc chúng thường xuyên bị phân tâm khi đánh hơi xung quanh—bạn có thể bạn sẽ bị trễ cuộc họp tiếp theo hoặc bạn có thể bỏ lỡ nó hoàn toàn!
Sai lầm khi lập kế hoạch có thể xảy ra với bất kỳ ai, bất kể họ có kinh nghiệm hoàn thành các nhiệm vụ tương tự hay không. Cho dù đây là lần đầu tiên bạn dắt chó đi dạo hay lần thứ một trăm, bạn vẫn phải xem xét các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến thời gian bạn hoàn thành chuyến đi dạo. Nguyên tắc tương tự này cũng được áp dụng trong quản lý dự án. Bạn có thể là người mới tham gia loại dự án này hoặc bạn có thể đã quản lý hàng tấn dự án tương tự trước đây; Dù thế nào đi nữa, bạn vẫn cần cẩn thận để không đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong dự án cụ thể này. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn nên đặt mục tiêu cân bằng việc nhận thức được sai lầm khi lập kế hoạch với việc giữ thái độ lạc quan về dự án, ngay cả khi mọi thứ thay đổi. Hãy thực tế một cách lạc quan: Thúc đẩy những kết quả tốt nhất trong khi lập kế hoạch về thời gian thích hợp để hoàn thành từng nhiệm vụ.
Tránh sai lầm khi lập kế hoạch: Một nghiên cứu điển hình
Hãy suy nghĩ về sai lầm lập kế hoạch liên quan đến bản thân bạn với tư cách là người quản lý dự án. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho những nỗ lực to lớn trong kế hoạch dự án của mình với khuynh hướng lạc quan, thì sai lầm lập kế hoạch này có thể có tác động lớn đến việc thực hiện dự án của bạn. Bạn có thể khiến nhóm của mình thất bại do không cho họ đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, khiến công việc phải làm lại hoặc bỏ lỡ cơ hội thực hiện dự án hiệu quả hơn.
Hãy xem xét điều này xảy ra như thế nào. David là người quản lý dự án chịu trách nhiệm về một dự án xây dựng nhà ở. Hãy cùng xem Cấu trúc phân chia công việc (WBS) của anh ấy:
Hình ảnh sơ đồ WBS với các nhiệm vụ và các mốc quan trọng để xây dựng một ngôi nhà. Tên dự án 1.0 Dự án nhà ở. Cột mốc 1.1 Nền móng, 1.2 Thi công và 1.2 Hoàn thiện. Dưới mỗi cột mốc đều có các nhiệm vụ: 1.1.1 Bản thiết kế, 1.1.2 Nhân công đào đất, 1.2.1 Đặt mua vật liệu, 1.2.2 Nhân công xây kết cấu, 1.2.3 Nhân công xây mái nhà. 1.3.1 Hệ thống nước, 1.3.2 Điện, 1.3.3 Công trình đau đớn, 1.3.4 Cảnh quan
Thực hiện kế hoạch của mình, David biết rằng cần phải thực hiện một số việc nhất định để ngôi nhà được hoàn thành. Anh ta phải đặt hàng vật liệu, vật liệu phải được giao, nhà thầu phải thực sự xây dựng ngôi nhà và cần có thời gian để hoàn thiện những bước hoàn thiện và điều chỉnh. Ước tính thời gian cho những nhiệm vụ chính đó có thể được chia nhỏ như thế này:
| Nhiệm vụ | thời gian ước tính |
| Làm nền móng | 2 tuần |
| Thi công | 4 tuần |
| Điều chỉnh và hoàn thiện | 4 tuần |
Sau khi tạo WBS và biểu đồ ước tính thời gian, David ước tính rằng dự án xây dựng sẽ mất tổng cộng mười tuần. Điều này nghe có vẻ hoàn hảo vì nó đáp ứng được yêu cầu giao hàng của anh ấy. Nếu David không biết về sai lầm khi lập kế hoạch, anh ấy có thể nghĩ rằng kế hoạch của mình là chắc chắn và nhóm của anh ấy đang trên đường xây dựng ngôi nhà theo đúng tiến độ mục tiêu!
May mắn thay, David nhận ra sai lầm khi lập kế hoạch. Ông xem xét ước tính thời gian cẩn thận hơn. Anh ấy xem xét các rủi ro như sự chậm trễ do thời tiết hoặc các thành viên phi hành đoàn báo ốm, những điều này có thể khiến ngày hoàn thành dự án bị lùi lại. Anh ấy gặp gỡ các thành viên trong nhóm của mình và các bên liên quan khác để giúp anh ấy phát hiện ra những rủi ro tiềm ẩn khác có thể ảnh hưởng đến tiến trình của dự án. Sau khi cẩn thận thu thập thông tin, anh ta điều chỉnh ước tính thời gian, thêm vào bộ đệm tác vụ một số nhiệm vụ của dự án để tính đến những rủi ro tiềm ẩn.
Bài học chính
Cảnh giác với “điều gì sẽ xảy ra nếu” là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng. Việc xem xét các tình huống có thể ảnh hưởng đến việc dự án có được hoàn thành đúng thời hạn hay không có thể giúp bạn vượt qua sai lầm khi lập kế hoạch. Ngoài ra, bạn sẽ luôn có một nhóm dự án ở bên cạnh mình, vì vậy hãy đảm bảo bạn sử dụng họ làm nguồn lực để giúp phát hiện những rủi ro có thể xảy ra. Hãy nhớ “thực tế một cách lạc quan” và cố gắng đạt được kết quả tốt nhất trong khi vẫn lập kế hoạch về thời gian thích hợp để hoàn thành từng nhiệm vụ.
Để lại một bình luận